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外贸客户验厂-创思维助推企业引领时代步伐!

人气浏览: (1050) 发布时间: [2018-06-23]

相信很多业务员都有这样的体验:一个客户跟踪了大半年,价格样品都被对方认可,最终却因为验厂没有过关错失订单。还有很多朋友把客户提出的验厂理解为“参观”,没有引起足够的重视,最后痛失订单。


中国企业要进入国际市场,与国际大买家合作,其中很重要的就是要通过国际买家的验厂,特别是劳动密集型的企业,劳工的待遇、工作环境以及环保情况都是欧美买家验厂时所关注的。而中国企业自身也可以参照欧美买家验厂标准来要求自己,尽快成为国际化企业,更好的应对国际贸易中的贸易壁垒和反倾销。


针对买家验厂,应正确理解积极应对

我们经常听到供应商抱怨验厂是对中国供应商的一种歧视,是贸易壁垒的另一种表现形式。事实并非如此:供应商追求的是长期的贸易伙伴,同理,对买家也是如此。买家希望通过验厂对供应商作进一步了解,获得生产规模、管理水平、技术水平和劳资关系等方面的具体信息,并将这些信息比对其供应商标准作综合评估,再根据评估结果进行取舍,验厂报告为买家判断该供应商是否可以长期合作提供了依据。


另外,验厂还可以帮助买家维护良好的声誉和发展的可持续性。经常可以看到国外的一些媒体曝光某著名品牌使用童工、监狱工或者严重剥削劳力的事情,结果是这些品牌不仅遭受巨额罚款,还有来自消费者的联合抵制。现如今,验厂不仅仅是采购企业自身的需要,也是迫于欧美法令的必要举措。验厂对于中国供应商非但不是“有所指”,相反还是一次“契机”。验厂可以帮助供应商提升管理,改进劳资关系,更为双方的长期合作和稳定发展奠定了基础。


目前验厂有社会责任验厂、质量验厂、技术验厂、以及911事件后新增的反恐验厂等几种。其中,对大多数供应商来说,社会责任审计是难度最大的验厂。社会责任审计会涉及工资工时、劳动环境、歧视和环境保护等诸多内容。而且,某些审计条款的买家标准甚至高过地方法律或条例的要求。于是,很多供应商因验厂无法通过与百万订单失之交臂。还有一些供应商,好不容易通过首次验厂获得长期供货的资格,可是在年度复审中被发现有重大违规,被迫中止合作。验厂成为越来越多出口企业说不出的痛。


为了争取订单,没通过验厂的供应商们开始另辟蹊径。有的购买所谓验厂软件,以帮助工厂做出符合审计要求的“完美文件”;有的聘请验厂公司培训工人,使之个个成为验厂中的“应答高手”;更有甚者,不惜违反法律贿赂审计员。但这些作假手段往往漏洞百出,非但不能从根本上帮助工厂解决验厂难题,反而使之受缚于“为了验厂而验厂”的“怪圈”,整日在谎言中疲于奔命,最终也只落得个名利双失的下场。可见,供应商与其将大把精力用于弄虚作假,还不如积极切实地应对验厂。创思维社会责任项目总监NavyZhang 认为企业应该做好如下几点;

验厂前,应与买家积极主动沟通

验厂前供应商应和买家积极主动地沟通,清楚地知道验厂的人员组成、工作流程、审计标准等等,并做好审计前相应的准备工作。以社会责任验厂为例,通常流程如下:


见面会(Opening Meeting)。双方介绍,验厂审计员(Auditor,可以是买家代表,也可以是第三方审计机构,如UL,ITS等机构)解释此次验厂目的,时间安排以及验厂过程中需要供应商做的配合工作等


现场检查(On-site Inspection)。审计员和厂方陪同人员检验工厂。检验工厂之前,审计员会要求工厂提供标示消防通道和紧急出口的平面图。检验过程中,审计员会依据审计要求在现场逐条检查,如消防设施、危险品存放等。其间,审计员可能会现场拍照取证或者要求复印某些记录文件,当然,这些动作事先都应征得厂方同意。审计员在检验过程中如果有疑问,还会在现场向工人或者管理人员直接提问。


文件审核(Documents Inspection)。审计员通常要求工厂出示考勤记录、工资发放记录、员工花名册、员工保险证明、消防检查和演习记录等文件。审计员以这些文件反映出的信息判定工厂在工资工时、工作环境等方面与审计要求有否不符。审计员通常还会将这些文档中的信息和现场的工人回答以及现场取证的信息进行核对。比如,审计员将某仓库工人的考勤记录和仓库收发货时间进行对比,发现考勤显示某日为工厂休息日而仓库于该日又有收料记录。这种情况下,如厂方又无法给予合理解释并提供相关证据,则视为疑点或直接为不符点.


工人访谈(Workers Interview)。工人面谈的对象选择可以是审计员在花名册中随机抽取,也可以是有倾向地抽取,如刻意挑选16~18岁的未成年工,又或者是被审计员在现场检查时记录下工号的那些工人。面谈的内容基本都和工资工时、工作环境、人权保护相关。为了保护工人的权益,面谈的过程对厂方严格保密,既不允许厂方管理人员在场,也不允许其在面谈室附近区域逗留。

管理人员访谈(Management Interview)。这个阶段已接近验厂尾声,审计员会就之前发现的疑点或者信息不充分的部分做进一步提问。访谈对象也是根据需要随点随到,可以是车间拉长、厂长,也可以是财务.


总结会议(Ending Meeting)。审计员将验厂过程中看到的优点和不符点加以总结。这个总结会以书面的形式当场给工厂确认并签章。如果工厂对其中某些点表示不同意,也可以将意见备注在总结报告中。正式审计报告一般在5个工作日后送达工厂。


  对相同类别的验厂,如果买家不同,流程和相关审核文件也可能会大相径庭。建议工厂至少在正式验厂前一周和买家沟通流程、文件和人员准备等信息,以免影响验厂的效率和审厂结果。如果因为某人员不到位,或者某文件当场无法获得,相关审核点往往会被视作信息不充分的疑点。另外,验厂的范围一般为整个厂区,工厂方面需要提前准备好各个库房以及锁闭区域的钥匙,以备审计员随时检查。


做好预审工作,避免反复整改

一般来说,工厂完成初次验厂和相关整改大概需要历时5-6个月,有些甚至要达到一年以上,但也有少数工厂可以用两个月就可以达到买家全部审核要求。固然,这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系,但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。完整的预审工作至少要包含以下几个步骤:


一.建立工厂预审小组。预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门,还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间,一个跟进买家验厂要求,统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组,以便其可以顺利调配人力物力,完成预审和整改任务。


二.熟悉验厂条款内容。作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容,还要知道评分标准,以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池,比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”,即便工厂其它各项都达标,只要触碰该“禁区”,则“必死无疑”,大多数买家发现供应商有这种情况,基本不会给第二次机会。这里还需指出,每个买家都有各自检验方式和标准,经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲,买家A的周工时上限是72小时,而买家B的周工时上限是60小时。此时,通过A验厂的供应商只有两个选择,要么整改工时达到B的要求,要么放弃B这个客户。而这种整改很费时,绝非一两个月可以完成。所以,供应商应在正式审计前三个月就拿到买家的审核标准,有可能的话,应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款,则越早清楚自身情况和验厂要求之间的 差距,也就越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之后的预审工作的计划。


三.制定工作计划。为了保障预审工作的有效率进行,审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点,指明各项工作的责任人,还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定,进行顺利可以相应缩短,反之则可延长,但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。


四.人员培训。预审小组成员理解全部验厂条款后,再将这部分内容给相关部门员工做培训,并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释,之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求,不妨邀请买家来做初次培训。


五. 执行预审,跟进整改。一般预审由预审小组成员充当审计员的角色,按照验厂条款逐一检查。缺乏验厂经验的供应商也可请第三方机构来做第一次预审和相关辅导。但是无论谁来做预审,供应商必须将每次预审当作正式审计来看待。每次预审中发现的不符点都要及时整改,切莫成为下次审计的“历史遗留问题”。


六. 将验厂要求变成管理标准,以不变应万变, 突击搞形象工程万万要不得,后果往往很严重……供应商们之所以抱怨“验厂”,是因为验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要验厂,老客户更是每年复验。一接到客户的验厂通知,工厂顿时全民皆兵,全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而,临时抱佛脚的效果并不好,不但不能保证通过,还会影响工厂正常的生产秩序。以质量验厂中的仓库管理为例,不少工厂因为平时疏于管理,库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在验厂前一天晚上,加班加点搬运整理库存,将高出部分的纸箱堆往别处; 

七.  结果第二天验厂时,还是发现了不符点——堆仓高度是正确了,可是库存吊卡的数量忘记修改,导致记录数和实物数不符,这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班,自以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝,但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量,即暴露了全场周日加班的事实。


       由上述例子我们可以看到,临时应付不能从根本上解决问题,供应商要想从验厂中真正解脱出来,只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求,工厂平时就怎样管理。临到验厂,工厂也无需采取大动作来整改,客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。


验厂过程中的几点注意事项红包游戏千万别玩!在此,深圳市创思维企业管理技术服务有限公司郑重提醒您几点注意事项:

1. 如果不是突击验厂,可事先与验厂人员就验厂标准和验厂程序做一个初步沟通。

2. 当验厂人员提出验厂,不得拒绝,否则容易被取消资格。

3. 最好不要通盲目企图过送礼或消费等方式拉拢验厂人员,否则会被对方认为有贿赂的嫌疑。

4. 验厂人员出示文件清单后,应立即提供相关文件,不得让对方久候。

5. 一次验厂不合格,只要不是致命问题,可根据验厂报告上的整改意见对工厂进行改进后再约第二次验厂。

6. 如果标准比较苛刻,可在验厂前请专业机构前来帮助整改。


总结:很多企业面对验厂展示出不少“应付之法”,但不论手段如何高超,最终都难逃“百密一疏”的结果。供应商只有树立正确的应对态度,采取正确的应对方法,才可能走出验厂的“怪圈”。我们希望此文能够对那些仍在“怪圈”挣扎的供应商有所帮助,令验厂成为企业提升竞争力的契机,而不再是企业拓展业务的障碍。

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